صدر نظام التوثيق بالمملكة العربية السعودية بموجب المرسوم الملكي رقم (م/164) وتاريخ 19/11/1441هـ، ليحل محل التشريعات السابقة ويوفر إطاراً قانونياً متكاملاً وحديثاً لعمليات التوثيق. يهدف هذا النظام إلى ترسيخ حجية الوثائق، وتوسيع نطاق التوثيق ليشمل القطاع الخاص عبر فئة الموثقين، وتنظيم عمل كتاب العدل ومأذوني عقود النكاح، بما يكفل إثبات الحق على وجه يصح الاحتجاج به.
أولاً: التعريفات والأحكام العامة في نظام التوثيق
بدأ نظام التوثيق بتعريفات دقيقة في المادة الأولى، حيث عرّف التوثيق بأنه: “مجموعة الإجراءات التي تكفل إثبات الحق على وجه يصح الاحتجاج به، وفقاً لأحكام النظام.” كما حدد الفئات الرئيسية التي تقوم بأعمال التوثيق: كاتب العدل (الموظف الحكومي المؤهل تأهيلاً شرعياً)، والموثق (من يقوم بأعمال التوثيق بموجب رخصة)، والمأذون (من يقوم بتوثيق عقود النكاح بموجب رخصة). وقد أكدت المادة الثانية على أن جميع القائمين على التوثيق، سواء كانوا كتاب عدل أو مرخص لهم، يطبقون أحكام الشريعة الإسلامية والأنظمة عند إجراء أي من أعمال التوثيق.
ثانياً: تنظيم عمل كتابات العدل في نظام التوثيق
يضع نظام التوثيق إطاراً تنظيمياً متيناً لإنشاء وتكوين وإلغاء كتابات العدل وتحديد دوائر اختصاصها، والتي تتم بقرار من الوزير (وزير العدل) وفقاً للمادة الثالثة.
كما حدد نظام التوثيق بدقة شروط تعيين كتاب العدل، حيث اشترط في المادة الرابعة أن يكون المرشح سعودي الجنسية بالأصل، وحسن السيرة والسلوك، ولائقاً صحياً وسليم الحواس، وحاصلاً على شهادة جامعية في تخصص الشريعة أو ما يعادلها، وأن يجتاز امتحاناً تحريرياً. بعد التعيين، يخضع كاتب العدل لدورة تدريبية تطبيقية لا تقل مدتها عن (3) أشهر، ومدة تجربة سنتين، ويتم الاستغناء عنه بقرار من الوزير إذا لم تثبت صلاحيته (المادة الخامسة).
وصنف نظام التوثيق وظائف كتاب العدل إلى ثماني درجات تبدأ من كاتب عدل (د) وصولاً إلى رئيس كتابة عدل (أ)، وحدد المؤهلات والخبرات المطلوبة لشغل كل وظيفة، فمثلاً، يشترط لوظيفة كاتب عدل (د) الحصول على شهادة جامعية في الشريعة بتقدير لا يقل عن (جيد)، فيما تشترط للترقية إلى الدرجات الأعلى سنوات خبرة إضافية أو مؤهلات عليا كالماجستير والدكتوراه (المادة السابعة). وتكون رواتبهم وفقاً لسلم رواتب خاص بهم يصدر بأمر ملكي (المادة العاشرة)، ويُصرف للمعين لأول مرة بدل تعيين يعادل راتب ثلاثة أشهر (المادة التاسعة).
ثالثاً: اختصاصات كاتب العدل ودور القطاع الخاص في نظام التوثيق
حدد نظام التوثيق اختصاصات كاتب العدل على وجه الحصر في المادة الحادية عشرة، لتشمل توثيق العقود والإقرارات، وعلى وجه الخصوص: الطلاق والخلع والرجعة، الصلح، عقد الزواج إذا كان أحد طرفيه غير سعودي، اتفاقات الحضانة والنفقة والزيارة، إنشاء الوقف والوصية، وقسمة الأموال المشتركة (إذا لم يكن فيها نزاع أو حصة وقف أو قاصر أو غائب)، وإفراغ صكوك الملكية العقارية وصكوك الاستحكام المستكملة لإجراءاتها.
ونصت المادة الثانية عشرة على قيود مهمة، حيث لا يختص كاتب العدل بتوثيق أي إقرار أو عقد يكون أحد طرفيه قاصراً أو غائباً أو ناظر وقف أو وصية، باستثناء حالات محددة مثل قبول الهبة، وتصرفات الأب في مال ولده القاصر، وعقد تأجير لا يتطلب الإذن من المحكمة المختصة.
ويفتح نظام التوثيق الباب أمام القطاع الخاص للمشاركة في هذا العمل الحيوي، حيث يجوز بقرار من الوزير إسناد بعض أعمال التوثيق إلى القطاع الخاص (المادة الثالثة والخمسون). وقد عهدت المادة الخامسة عشرة إلى الموثق (المرخص له) بتوثيق عدد من الأعمال تشمل: إفراغ صكوك الملكية العقارية، والوكالات وفسخها، والرهن وفكه وتعديله، وعقود تأسيس الشركات وملاحق تعديلها، والعقود الواقعة على العلامات التجارية وبراءات الاختراع وحقوق المؤلف، والعقود الواقعة على المال المنقول، وإقرار الكفالة الحضورية والغرمية. كما أجاز النظام لمجلس الوزراء أن يُعهد إلى الموثق ببعض اختصاصات كاتب العدل الأخرى.
رابعاً: تنظيم الموثقين ومأذوني الأنكحة في نظام التوثيق
اشترط نظام التوثيق في الموثق أن يكون سعودي الجنسية، حسن السيرة والسلوك، لائقاً صحياً، حاصلاً على شهادة جامعية في تخصص الشريعة أو الأنظمة بتقدير لا يقل عن (جيد)، واجتياز امتحان تحريري ودورة تدريبية متخصصة، ما لم يكن لديه خبرة لا تقل عن سنة قاضياً أو كاتب عدل أو محامياً أو مستشاراً. كما اشترط ألا يكون موظفاً في القطاع العام أو الخاص، ولا مزاولاً لأي مهنة أخرى عدا مهنة المحاماة (المادة الرابعة عشرة). ويُستحصل على إصدار الرخصة للموثق رسم قدره ألفا ريال، وألف ريال عند التجديد (المادة الخامسة والعشرون).
أما المأذون، فيُعهد إليه بتوثيق عقود النكاح إذا كان كلا طرفيه سعوديين أو غير سعوديين، وشروطه مماثلة للموثق مع اشتراط الحصول على شهادة جامعية في العلوم الشرعية (المادة الثامنة عشرة والتاسعة عشرة). وتصدر رخصة كل من الموثق والمأذون لمدة خمس سنوات قابلة للتجديد بقرار من الوزير بناء على توصية من لجنة مشكلة لهذا الغرض (المادة العشرون والثانية والعشرون).
خامساً: حجية الوثائق وحمايتها وآليات الرقابة في نظام التوثيق
يُعدّ هذا الجانب هو الأبرز في نظام التوثيق، فالمادة الحادية والأربعون منحت الوثائق الصادرة وفق أحكام النظام قوة استثنائية، حيث نصت على أن لها قوة الإثبات، وتعد سنداً تنفيذياً فيما تضمنته من التزام، ويجب العمل بمضمونها أمام المحاكم بلا بينة إضافية ولا يجوز الطعن فيها. ولا تلغى الوثائق إلا بحكم قضائي تأسيساً على مخالفتها للأصول الشرعية أو النظامية، أو تزويرها. كما حددت المادة الثامنة والثلاثون مدة صك الوكالة بخمس سنوات من تاريخ صدوره ما لم تفسخ أو يتوفى أحد طرفيها أو تزول أهليته.
ولضمان سلامة هذه الأعمال، فرض نظام التوثيق رقابة وتفتيشاً على كاتب العدل والمرخص له، تتولاها الإدارة المختصة في الوزارة، وتجوز إحالة المخالفين إلى لجان متخصصة لتوقيع العقوبات التأديبية. فالعقوبات على كاتب العدل تتراوح بين اللوم والحسم من الراتب والفصل (المادة التاسعة والأربعون)، أما العقوبات على المرخص له فتشمل الإنذار، وغرامة لا تزيد على خمسمائة ألف ريال، وإيقاف أو إلغاء الرخصة (المادة الخمسون). كما نصت المادة الثانية والخمسون على عقوبات جزائية (السجن أو الغرامة) لمن ينتحل صفة المرخص له أو يمارس عمله دون رخصة.
أكدت المادة السادسة والخمسون على أن اللائحة التنفيذية لـنظام التوثيق تصدر خلال مائة وثمانين يوماً من تاريخ صدور النظام، وبدأ العمل به بعد مائة وثمانين يوماً من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية، مما يؤكد على الإجراءات المدروسة للانتقال إلى هذا الإطار التشريعي الجديد.
في شبكة عقار، أحد المنصات المرخصة من الهيئة العامة للعقار، نؤمن بأن شراكتنا هي أساس نجاحكم في السوق العقاري. نقدم لكم مجموعة متكاملة من الخدمات، تشمل باقات المطورين والمستثمرين، وعضويات المؤسسات العقارية والوسطاء، وخدمات التصوير والإنتاج والتصميم والتسويق الاحترافية، بالإضافة إلى الخدمات التقنية المتكاملة وتوثيق العقود الإيجارية عبر منصة إيجار. دعونا نكن شركاء في رحلتكم نحو تحقيق أفضل النتائج.
و سواء كنت شركة أو فردًا، وتبحث عن حلول عقارية احترافية، فإن شبكة عقار هي خيارك الأمثل. اترك التفاصيل علينا، فنحن نتولى كل شيء بكفاءة واحترافية. تواصل معنا عبر نموذج تسويق العقار أو نموذج طلب العقار، أو عبر الواتساب أو نموذج اتصل بنا، ودعنا نجعل تجربتك العقارية سلسة ومريحة.
لا تقتصر فائدة مدونتنا على هذا المقال فقط. ندعوك لاستكشاف أقسامنا المتنوعة حول التسويق العقاري والمؤشرات العقارية والمزادات العقارية وغيرها ، حيث تجد تحليلات مفصلة وأخبارًا محدثة ونصائح قيّمة تخدم كل العاملين في القطاع العقاري والمهتمين به. اكتشف آفاقًا جديدة لمعرفتك.
